7 consejos para el control de documentos de construcción

El control de documentos es una parte integral de la gestión eficiente de proyectos de construcción. Sin registros completos, precisos y accesibles, las etapas principales de las estructuras de los edificios (planificación, diseño, construcción, monitoreo y cierre) pueden sufrir reveses importantes. Los documentos de construcción existen para orientar a los trabajadores, ingenieros y otras partes interesadas en el diseño y programa de obras, entre otras cosas. En algunos casos, los planes que faltan pueden interrumpir los flujos de trabajo, provocando retrasos, errores de construcción y modificaciones costosas.


Los gerentes de proyecto no pueden permitirse ningún inconveniente, ya que el tiempo es dinero en el sector de la construcción. Cimente su camino hacia las prácticas de construcción apropiadas y eficientes al comprender qué es el control de documentos y cómo puede administrar los registros para fomentar el trabajo ininterrumpido.

¿Qué es el control de documentos de construcción?

La grabación de la construcción no comienza ni termina con software de arquitectura e ingeniería. Debido a que los proyectos se someten a numerosos cambios estructurales y de diseño durante todo el período de construcción, la persona asignada para administrar los documentos de construcción debe ser hábil, meticulosa y organizada.

Además de los papeles de diseño, el control de documentos también se ocupa de los planes técnicos y contratos, incluyendo cualquier tipo de cambios y actualizaciones por los que pasa cada elemento en el proyecto. Para asegurarse de que todo esté en orden, el control de documentos debe incluir el etiquetado, la numeración, el registro de actualizaciones y alteraciones adecuados, la emisión de documentos de construcción y muchas otras cosas.

Gracias a la tecnología, el control de documentos de construcción es menos laborioso con la combinación de creación y grabación de archivos digitales y físicos. En lugar de esperar a que los ingenieros estén físicamente presentes en el sitio, los archivos pueden enviarse electrónicamente y aprobarse cuando el gerente coloca su firma en línea. Esto reduce significativamente el tiempo y los costos invertidos en todo el proyecto.

Cómo gestionar los documentos de construcción de forma más eficiente

Es contrario a la intuición mantener todos sus archivos en papel en el sitio. Son vulnerables a perderse o dañarse, con las duras condiciones en el área del proyecto. Además, no puede poner varias copias a disposición de todo el personal que necesita acceder a ellas de forma regular, como arquitectos, ingenieros, supervisores y otros empleados clave.

Elija un buen software o almacenamiento basado en la nube para mejorar el control de los documentos. Mantener todo automatizado hace que los registros de construcción sean más accesibles y menos susceptibles a corrupción, pérdidas, daños y eliminaciones involuntarias.

¿Ha perdido varios archivos después del diseño actualizado de la semana anterior? Puede ser una fuerte indicación de que necesita volver a visitar y quizás hacer algunos ajustes para mejorar su sistema de mantenimiento de registros. O esta podría ser una oportunidad para cambiar a uno nuevo por completo.

Aquí hay algunos puntos críticos para su evaluación y decisión:

  • Enumere los problemas más comunes y evalúe de dónde provienen las vulnerabilidades.
  • Asegúrese de que su sistema de archivo y grabación digital sea fácil de usar y personalizable según sus necesidades.
  • Elija un software que le permita mejorar, cuando sea necesario.
  • Evalúe la accesibilidad de sus documentos preguntando a varios usuarios que más los necesitan.
  • Elija una plataforma que esté disponible para su uso en una amplia gama de dispositivos y aplicaciones.
  • Asegúrese de que su sistema sea preciso y seguro contra el acceso no autorizado.
  • Determine si la empresa de software responde a sus necesidades.

Si existen más desventajas que beneficios al usar el sistema, puede ser mejor encontrar un mejor software que pueda abordar sus necesidades actuales y futuras. En realidad, hay un escasez de mano de obra que enfrenta la industria de la construcción, por lo que las empresas constructoras deben hacer todo lo posible para ser eficientes.

A pesar de la presencia de un sistema, debe mantener todo en orden creando sus procesos de información de documentos. Un buen sistema es inútil sin procesos establecidos. Imagínese si alguien pudiera realizar cambios en los archivos y eliminar algunos de ellos.

Establezca una tabla clara de flujo de información entre departamentos y unidades. En la mayoría de los casos, designar al líder del departamento o del equipo como persona focal para el acceso, la distribución y el intercambio de información y registros ayuda a agilizar sus procesos. Estos jefes de departamento también pueden actuar como aprobadores, mientras que las personas del nivel superior pueden actuar como revisores o viceversa.

Si ya tiene un proceso implementado, verifique si es necesario modificarlo o simplificarlo. Recuerda que no hay dos proyectos iguales. Por lo tanto, los procesos del sistema deben modificarse para adaptarse a los atributos únicos de un proyecto.

Como se discutió, el control de registros implica mucha organización, etiquetado, actualización y publicación de datos importantes. Por lo tanto, exige que un administrador de documentos esté técnicamente calificado para realizar varias tareas, incluida la resolución de problemas del sistema. La persona asignada debe poder facilitar el flujo de información sin problemas y tener la experiencia suficiente para trabajar con el sistema cuando no coopera. El gerente de control de documentos también debería poder ceñirse a las políticas vigentes.

Una vez que el sistema y las políticas estén en su lugar, lleve a cabo una reunión de equipo para asegurarse de que todos estén en la misma onda, desde las personas en el terreno hasta los niveles de supervisión, administración y ejecutivos. Explique los flujos de trabajo involucrados en solicitar, acceder y compartir registros de construcción, incluidos los roles de cada unidad o personas clave.

Esté abierto a las sugerencias de las personas en el campo y tome nota de los puntos planteados o cualquier comentario. Dar seguimiento con la gerencia para cualquier propuesta y cualquier cambio que la gerencia considere oportuno.

La accesibilidad es crucial en un proyecto de construcción, o en cualquier forma de empresa, para el caso. Para que el trabajo sea mejor para todos, todos los empleados involucrados deben poder acceder a registros importantes para hacer las cosas.

Un aspecto importante a tener en cuenta es la compatibilidad del formato de archivo con diversos programas y dispositivos electrónicos. Como la mayoría de los documentos de construcción son electrónicos, las aplicaciones o software comunes deberían poder abrir el archivo para su visualización. De lo contrario, indique a los usuarios que descarguen la aplicación en sus dispositivos.

Un formato sin problemas de compatibilidad facilita la búsqueda de otros documentos y el seguimiento de los cambios de diseño para todos los involucrados en el proyecto.

Al igual que el proyecto en sí, nada sobre el control de documentos está escrito en piedra, literalmente. Esto significa que siempre debe buscar evaluar y mejorar sus procesos, según sea necesario.

Los cambios en las etapas de construcción pueden cambiar la mano de obra y la configuración del trabajo. Y esto puede requerir revisiones específicas en sus procedimientos de control de documentos. Considere las aportaciones de todos sobre los desafíos que enfrentan en lo que respecta al sistema actual. Solicite información sobre cómo se pueden mejorar los procedimientos.

La recapitulación

Elegir un buen software y contratar a las personas adecuadas para ejecutarlo son claves para gestionar con éxito el control de los documentos de construcción. Hacer que todos se unan a bordo también es importante. Para hacer esto, mantenga una comunicación abierta con todo el equipo para averiguar cómo hacer que los procesos funcionen mejor para el éxito general del proyecto.