Colaboración remota en proyectos de ingeniería

Las tecnologías de la información modernas están cambiando todos los sectores comerciales de una forma u otra, y las empresas de ingeniería no son una excepción a esto. Ahora es posible diseñar y construir un proyecto sin tener a todo el personal en la ubicación del proyecto. Las empresas de ingeniería a veces ven este enfoque con escepticismo, pero trae muchas ventajas:

  • Las empresas con operaciones en varias ciudades, estados o países ya no necesitan tener un equipo con todo el personal en cada sucursal, sino que pueden concentrarse en crear equipos de especialistas para trabajar en muchos proyectos simultáneamente.
  • Los gastos de viaje se reducen significativamente: trasladar a los miembros del personal calificado a varios sitios del proyecto es muy costoso debido a los viajes y el alojamiento, sin mencionar las horas de trabajo perdidas durante el viaje.
  • Los puestos de trabajo redundantes se pueden consolidar con la colaboración remota, lo que facilita la gestión de la empresa y reduce la nómina total.
  • Las funciones comerciales de apoyo, como los servicios legales y contables, pueden subcontratarse, mientras que las empresas de ingeniería se centran en lo que hacen mejor.

Sin embargo, para implementar la colaboración remota con éxito, una empresa debe asegurarse de tener los servicios de TI adecuados para respaldar dicha operación, mientras se enfoca en la formación de equipos y las mejores prácticas. Este enfoque solo es factible si los equipos pueden comunicarse de manera efectiva, mientras coordinar tareas y trabajar simultáneamente sin interferencias.

Tecnologías de la información para la colaboración remota

Los equipos de ingeniería distribuidos en varias ubicaciones geográficas generalmente necesitan tres tipos de herramientas para operar de manera efectiva:

  • Un sistema de comunicación en tiempo real
  • Una plataforma para asignar, programar y rastrear actividades.
  • Una base de datos común para archivos de proyectos clave

Estas herramientas son requisitos previos básicos, pero algunos proyectos también requieren soluciones de software que son específicas para ciertos campos de la ingeniería: por ejemplo, los diseñadores de iluminación ahora utilizan bases de datos de lámparas alojadas en la web; y los equipos de diseño de MEP pueden requerir una herramienta de modelado de información de construcción (BIM) con capacidades en la nube.

Los servicios de TI para la colaboración remota pueden estar disponibles como soluciones independientes, como parte de un software de gestión de proyectos integrado o integradas en un software de diseño especializado. Las siguientes son algunas de las herramientas de colaboración más utilizadas en proyectos de ingeniería.

Aplicaciones de comunicación

Existen Varias herramientas independientes que los equipos de proyectos pueden implementar para mejorar la comunicación a larga distancia.. Skype y Google Hangouts son dos de los ejemplos más comunes, los cuales permiten mensajes de texto y videoconferencias.

Otra herramienta prometedora es Slack, que se integra con una dirección de correo electrónico y permite enviar mensajes a miembros individuales del equipo, a equipos específicos oa todo el personal involucrado en un proyecto. Join.me es también una herramienta muy útil, ya que está alojada en la web y permite a los miembros del equipo participar en una videoconferencia o compartir pantallas, sin tener que instalar una aplicación.

Plataformas de gestión de proyectos

Existe una amplia selección de plataformas de gestión de proyectos, diseñadas para empresas de todos los tamaños. Antes de implementar una plataforma, es importante asegurarse de que se adapte a las necesidades de la empresa; una solución a escala empresarial puede resultar demasiado cara para una empresa más pequeña, al igual que una solución destinada a las pymes, es posible que no pueda satisfacer las necesidades de gestión de proyectos de una gran empresa.

  • Primavera P6: esta plataforma de gestión de proyectos es una de las más utilizadas por contratistas a gran escala, integra funciones de control y colaboración y ofrece compatibilidad con los principales paquetes de software de planificación de recursos empresariales (ERP), como Oracle y SAP. Primavera P6 es una herramienta rentable para las grandes empresas de ingeniería, pero puede resultar costosa para las pequeñas y medianas empresas.
  • Trello: esta es una solución muy popular para el mercado de las pymes, que incluye mensajería, programación, asignación de tareas, seguimiento y uso compartido de documentos de eventos. La plataforma fue fundada en 2011 y ya cuenta con más de 1,1 millones de usuarios al día. Trello puede adaptarse a cualquier tipo de proyecto, incluido el diseño y la construcción MEP.

Modelado de información de construcción: Autodesk REVIT

REVIT es un software de modelado de información de construcción (BIM), que se puede utilizar para diseño arquitectónico, ingeniería estructural y diseño MEP. REVIT se puede implementar como una herramienta de gestión de proyectos durante la fase de construcción de proyectos de ingeniería o como una solución de gestión de instalaciones para edificios existentes.

El software BIM lleva el diseño del plano 2D al 3D, lo que otorga a los arquitectos e ingenieros una mejor visibilidad de los sistemas de construcción y cómo interactúan entre sí. Cualquier conflicto de ubicación de equipo o incompatibilidad entre los sistemas del edificio se hace visible de inmediato, lo que ahorra tiempo y evita costosos cambios en el futuro.

Almacenamiento en la nube

Dropbox y Google Drive son herramientas simples pero poderosas que brindan almacenamiento alojado en la nube para que los miembros del equipo administren los archivos de sus proyectos. Sus membresías básicas cuestan menos de $ 10 por usuario por mes y otorgan a cada miembro del equipo un terabyte de almacenamiento, que es más que suficiente para las necesidades de la mayoría de los proyectos. Además, Dropbox y Google Drive se integran a la perfección con la mayoría de las plataformas de comunicación y gestión de proyectos.

Prácticas recomendadas en colaboración remota

Para implementar la colaboración remota con éxito, se deben llevar a cabo tres procesos de manera efectiva:

  • Comunicación: puede ocurrir en tiempo real (videoconferencia) o con un retraso entre las interacciones de los miembros del equipo (correo electrónico y mensajería).
  • Coordinación – Asignación, programación y seguimiento de tareas.
  • Colaboración: poder trabajar juntos, logrando los objetivos del proyecto.

Gestión activa de comunicaciones de proyectos

El Project Management Institute (PMI) dedica un capítulo completo de su Cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (PMBOK) a la planificación de las comunicaciones. Una mala comunicación puede hacer que un proyecto fracase, incluso si el propietario tiene fuentes de financiación sólidas y el equipo del proyecto está compuesto por expertos.

El PMI recomienda que se definan los siguientes aspectos de las comunicaciones del proyecto al iniciar el proyecto, evitando confusiones en el futuro:

  • Documentación: Tipos de documentos, formatos y miembros del equipo responsables de generarlos.
  • Canales de comunicación: ¿A quién informa cada miembro del equipo y cómo?
  • Frecuencia de comunicación: ¿Con qué frecuencia se realizarán las reuniones? ¿Qué plataforma se utilizará?

Proyecto de COORDINACION

Un proyecto tiene una mayor probabilidad de éxito con la planificación y el control. Un plan de proyecto debe seguir una secuencia cronológica de actividades, pero también es necesario programar tres tipos principales de recursos:

  • Labor
  • Equipo y activos
  • Capital

Por ejemplo, diseñar una instalación de HVAC requiere los servicios de ingenieros de diseño calificados (mano de obra), estaciones de trabajo y software (equipo), y los fondos para pagar los salarios (capital). Estos recursos limitan el número de actividades que se pueden realizar simultáneamente, así como su tiempo de finalización.

Colaboración eficaz con ingeniería concurrente

El diseño y la construcción tradicionales siguen un enfoque lineal, lo que simplifica la gestión del proyecto, pero también aumenta el cambio de tener que realizar modificaciones costosas y que requieren mucho tiempo. La ingeniería concurrente consiste en pasar a un enfoque paralelo, donde todas las partes involucradas participan desde el principio, incluso aquellas que juegan un papel más importante cerca del final del proyecto. De esta manera, todas las necesidades y requisitos se establecen claramente por adelantado.

Por supuesto, la ingeniería concurrente es mucho más fácil de implementar con la tecnología adecuada. Por ejemplo, un software BIM permite que todos los equipos de diseño visualicen cómo los sistemas de construcción interactúan entre sí: si un conducto de aire se superpone con un circuito eléctrico, ambos equipos de diseño lo sabrán de inmediato y podrán decidir qué sistema reubicar.

¿Cuándo es efectiva la colaboración remota?

Todos los tipos de empresas de ingeniería pueden implementar la colaboración remota, pero es especialmente valiosa para las empresas que se especializan en múltiples sistemas de edificios y tienen operaciones en muchas ubicaciones geográficas.

  • Pueden crear un equipo para cada área de especialización, en lugar de tener un equipo separado para cada sucursal.
  • Se optimizan la plantilla, los gastos de viaje y el tiempo de inactividad.
  • La empresa puede implementar la gestión del conocimiento de manera más eficaz, ya que solo hay un equipo para cada área de especialización, incluso si los miembros están distribuidos en varias ubicaciones.

Las empresas de ingeniería que pretenden tener un alcance regional pueden permitirse ignorar la colaboración remota y sus posibilidades. La implementación exitosa de este enfoque puede otorgar una ventaja competitiva significativa.