Cómo las tecnologías digitales pueden reducir el trabajo administrativo en la construcción

Una carga administrativa excesiva es uno de los problemas más comunes en la construcción, lo que hace perder mucho tiempo. De hecho, la carga administrativa es un problema común en las empresas de muchos sectores. Según una encuesta realizada por Kronos Incorporated, un proveedor de gestión de la fuerza laboral, El 40% de los empleados desperdician más de una hora diaria en tareas administrativas. que no generan valor.

En el Reino Unido, la carga de la gestión está frenando a muchas pequeñas y medianas empresas, que gastan un promedio de 35.600 libras esterlinas y 71 días en tareas administrativas al año. En general, se estima que la carga administrativa cuesta 39.900 millones de libras esterlinas al año en mano de obra desperdiciada. Las pequeñas empresas y la industria de la construcción pueden beneficiarse enormemente del uso de tecnologías digitales para manejar la carga de trabajo administrativo más eficientemente. El uso adecuado de las soluciones digitales puede ayudar a las empresas a trabajar de forma más inteligente en lugar de esforzarse más. Con las herramientas adecuadas, la digitalización puede controlar sus tareas administrativas.

Información digital

Lápiz y papel, correos electrónicos, Excel: todas estas son formas obsoletas de trabajar con datos e información. En cambio, una aplicación de construcción conectada a la nube permite a sus trabajadores ingresar datos en dispositivos móviles, con formularios y plantillas personalizados. Estos formularios se pueden completar en el sitio y pueden incluir hojas de horas, registros del sitio, informes de inspección, etc. A diferencia de los formularios o informes escritos a mano, los formularios digitales estructuran los datos recopilados automáticamente. Los formularios digitales permiten una forma ágil y eficiente de recopilar y almacenar datos con accesibilidad móvil. Por ejemplo, después de realizar una inspección in situ, todos los datos recopilados se almacenan en un solo lugar. Esto significa que ya no debe visitar la oficina después de recopilar datos de los sitios de construcción.

Un proceso de recopilación de datos digitalizados ahorra mucho tiempo. Usar formularios móviles acelera el proceso de recopilación de datos en más del 50%, lo que ahorra 528 horas por empleado al año!

Posibilidades de integración

Cómo las tecnologías digitales pueden reducir el trabajo administrativo en la construcción

La tecnología digital estructurada abre todo un mundo de posibilidades. Los formularios digitales le permiten recopilar datos, integrándolos con sus aplicaciones y software de construcción existentes. Esto significa que puede sincronizar su aplicación BIM con su software de gestión de construcción, integrar su aplicación de gestión con su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) e incluso crear su propia integración de software con su proveedor de software de construcción.

Por ejemplo, Construyamos ofrece muchas integraciones integradas para administrar sus datos sin problemas, de un extremo a otro. La computación en la nube y las API han abierto muchas oportunidades de integración, lo que permite que el software y las aplicaciones de diferentes proveedores se envíen y compartan información entre sí. Estas integraciones eliminan la dependencia de un único proveedor de software, lo que le permite elegir soluciones compatibles que se adapten a su negocio de construcción. La tecnología digital puede descargar tareas administrativas innecesarias, por lo que puede concentrarse en un trabajo valioso.

Automatización del flujo de trabajo

Cuando escuche la palabra automatización, probablemente piense en robots o líneas de fabricación automatizadas. Sin embargo, la automatización también se puede aplicar con flujos de trabajo de información, lo cual es muy útil en la construcción.

  • Los seguimientos automatizados ahorran mucho tiempo y trabajo de gestión. Puede configurar automatizaciones condicionales, por lo que sus flujos de trabajo en el sitio dependen de los datos ingresados.
  • Por ejemplo, a menos que los electricistas hayan terminado su trabajo y lo hayan marcado como completo en la lista de verificación del progreso de la construcción, el equipo a cargo de los paneles de yeso no puede continuar.

La automatización del flujo de trabajo genera ganancias de productividad y eficiencia, al tiempo que lo libera de una carga administrativa inútil.

Trabajo preciso

Las tecnologías digitales ayudan a eliminar el elemento del error humano, reduciendo el tiempo dedicado a la resolución de problemas, resolución de problemas, actualización de cambios, reelaboración, etc. Recolección de datos digitales con formularios de entrada personalizados se reducen en gran medida los errores, en comparación con la transcripción electrónica de formularios en papel.

La entrada directa de datos en un formulario móvil o digital evita errores de datos secundarios, resultantes de una escritura poco clara o información escrita incorrectamente. Las herramientas digitales también agregan precisión a medida que se ingresan datos.

Fácil de usar

Cómo las tecnologías digitales pueden reducir el trabajo administrativo en la construcción

Debido a que las tecnologías y herramientas digitales son fáciles de usar, los trabajadores del sitio, los trabajadores de oficina, los gerentes de proyectos y otros profesionales involucrados ahorran mucho tiempo. Aparte de las ganancias de eficiencia para el director del proyecto, la usabilidad y la comunicación en tiempo real ayudan a coordinar los equipos del proyecto.

  • Dado que todos tienen acceso móvil a listas de verificación y actualizaciones en tiempo real, nadie pierde el tiempo buscando portapapeles o papeleo perdido.
  • Todos tienen acceso a toda la información requerida, en cualquier momento. Los trabajadores en el sitio pueden recopilar todos los datos necesarios con marcas de tiempo y ubicación GPS. También pueden adjuntar firmas, fotografías, dibujos y notas.

Con las tecnologías digitales adecuadas, sus gerentes de proyecto y sus equipos pueden recuperar el tiempo dedicado a tareas rutinarias, enfocándose en actividades valiosas. Puede reducir significativamente el papeleo y reemplazarlo por un sistema digital. Sus tareas de administración se ejecutarán sin problemas y sin problemas, con una interrupción mínima para su equipo.

Beneficios de las tecnologías digitales

Las tecnologías digitales pueden tener un impacto muy positivo en las operaciones de construcción. En pocas palabras, estas son las cinco formas principales en las que el software de construcción mejora la forma en que diseñamos, colaboramos y construimos en la industria:

  1. Reducir el tiempo dedicado al procesamiento y envío de tareas.
  2. Libere a los trabajadores para que se concentren en tareas más importantes
  3. Minimizar el error humano
  4. Crear coherencia en la entrega de tareas y proyectos.
  5. Automatice los flujos de trabajo para garantizar que se cumplan los plazos

Empiece a digitalizar hoy

Digitalizar su carga de trabajo administrativo no requiere una gran inversión. Sin embargo, el proceso requiere paciencia y tomarse el tiempo para planificar la implementación:

  1. Identifique el trabajo administrativo que necesita digitalizar. Las tareas administrativas pueden ser operativas o reglamentarias. Las tareas operativas son aquellas que son necesarias para administrar su negocio, como la contratación y la contabilidad. Las tareas regulatorias son obligatorias y requeridas por ley, como los trámites fiscales. Al identificar sus tareas administrativas, puede administrar y priorizar su carga de trabajo de manera más efectiva.
  2. Priorizar tareas administrativas importantes. Sepa qué tareas tienen el mayor impacto en el éxito de su negocio de construcción y cuáles tienen consecuencias cuando se incumplen los plazos.
  3. Subcontratar tareas administrativas no quieres o no tienes tiempo para hacer.
  4. Digitalice las tareas de administración que se puede simplificar en flujos de trabajo eficientes.
  5. Integra aplicaciones compatibles con su principal software de gestión de obras.

El uso de las tecnologías digitales adecuadas puede tener un gran impacto en su productividad y eficiencia. Implementar lo que sea adecuado para las necesidades de su empresa de construcción le dará más tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio y contribuir a la mejora de todo el sector de la construcción.

Sobre el autor: Anastasios Koutsogiannis es gerente de marketing de contenido en Construyamos.