¿Cómo proporcionar solicitudes de información (RFI)?

Las solicitudes de información (RFI) se han vuelto cada vez más indispensables, especialmente en todos los grandes proyectos de construcción. Sin embargo, son versátiles hasta el punto de que muchos ingenieros MEP han adoptado su uso para diversos fines. Nos centraremos en las solicitudes de información en las construcciones que en cómo emitirlas en una búsqueda de información complementaria.

Las RFI desempeñan un papel integral en la finalización eficiente y rentable de los proyectos de construcción, ya que facilitan la comunicación entre las diversas partes interesadas. Sin ellos, la calidad de los proyectos residenciales puede verse comprometida sobre la base de que, por ejemplo, los subcontratistas no comprenden ciertas especificaciones o falta información. Sin embargo, tenga en cuenta que las RFI no son un sustituto de una comunicación verbal de rutina, ya que muchos la confunden. En cambio, una RFI es una forma formal y profesional de solicitar información a las partes interesadas.

Ya sea que sea un contratista principal o un subcontratista, debe estar familiarizado con la forma en que se proporcionan las solicitudes de información. De hecho, todas las partes interesadas en un proyecto de construcción deben estar bien informadas sobre cómo funcionan las RFI, ya que esto evita errores que podrían surgir al proporcionar o responder a las RFI. Desplegaremos los aspectos que necesita saber a la hora de proporcionar RFI.

¿Cuáles son los contenidos de la RFI?

Una RFI constituye un proceso formal a través del cual el subcontratista, contratista principal o cualquier parte interesada busca claridad sobre ciertos aspectos que no se pueden inferir o que se encuentran en los contratos de construcción originales. Si bien se realizan más esfuerzos para garantizar que todo sea perfecto antes del inicio de los proyectos, sucede que pueden surgir algunas confusiones durante el flujo de trabajo. La falta de comunicación eficiente de estos aspectos de manera oportuna podría detener el proyecto o dar lugar a resultados deficientes que podrían costar una cantidad exorbitante de dinero para rectificar. Por esta razón, no debe pasarse por alto la importancia de una solicitud de información.

Dependiendo de la escala del proyecto, podrían proporcionarse numerosas solicitudes de información porque los proyectos grandes, por ejemplo, tienen muchas variables. Por nombrar algunas, las RFI podrían clasificarse en las siguientes categorías:

  • Solicitudes sobre un cambio de diseño: podría haber errores en el diseño que no se detectaron inmediatamente antes de que comience el proyecto. Se podría pedir a un ingeniero o arquitecto que realice algunos cambios en el diseño original.
  • Solicitud de sustitución de material: si cierto material no está disponible o su costo es exorbitantemente alto, se podría emitir una solicitud de información solicitando sustituciones de material. Varios proveedores podrían recibir estas solicitudes para encontrar quién tiene los materiales de mejor calidad para el proyecto de construcción.
  • Solicitud de aclaraciones: puede haber especificaciones, conflictos o estándares que necesiten claridad durante la vida del proyecto, por lo que se puede utilizar una solicitud de información para aclarar dichos aspectos.
  • Evaluación de las capacidades del proveedor para participar en el proyecto; ya sea para proporcionar materiales o como participantes en la finalización del proyecto. En tales casos, RFI a menudo precede a otros procesos documentados relacionados, como RFP, RFT y RFQ. A menudo, se emite una solicitud de información para obtener información general de varios proveedores antes de que comience el proyecto para averiguar si hay algún proveedor que pueda ayudar en la resolución de problemas. La emisión de una solicitud de información no constituye un contrato legalmente vinculante.

Como se indicó, estas categorías no son todas inclusivas. Otras partes interesadas a menudo malinterpretan una RFI como una comunicación aleatoria que termina reemplazando las comunicaciones verbales. Tampoco debe utilizarse como presentación ni nada fuera de su alcance.

Proporcionar RFI

Al proporcionar RFI, existen las mejores prácticas a seguir para garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas sin variar significativamente el alcance, retrasar el proyecto o incurrir en costos. Idealmente, el RFI viene como un formulario estructurado con una pregunta específica y otros parámetros como la fecha límite. Hay plantillas que puede seguir.

No es una buena práctica incluir muchas preguntas en una sola solicitud, ya que esto podría generar confusiones. Cree una solicitud como máximo para cada pregunta para que sea más fácil rastrearla. Pero, el uso de formularios impresos rara vez se usa en esta era moderna debido a la prevalencia y aparición de programas de software que hacen que sea muy fácil para todas las partes interesadas participar simultáneamente.

Existen numerosos programas de software que pueden hacer que sus solicitudes de información sean manejables con solo hacer clic en un botón. Servicios administrativos puede ayudarlo a simplificar eso, para que pueda administrar las solicitudes en un solo lugar sin perder ninguna. Proporcionar solicitudes de información es una tarea administrativa que puede parecer onerosa y distraer el flujo del trabajo si no sabe cómo emitirlas, rastrearlas y administrarlas.

Al escribir solicitudes de información, siga el sencillo proceso que se destaca a continuación para evitar confusiones que podrían causar más retrasos. Los proyectos de construcción a menudo se realizan a un costo de financiamiento del préstamo, por lo que es importante prevenir cualquier posible gasto no presupuestado asegurándose de proporcionar las mejores solicitudes de información.

  1. Sea lo más conciso, específico e inequívoco posible para que todos comprendan la solicitud. Defina claramente la pregunta que debe abordar cualquier parte interesada a la que se dirija. Evite plantear problemas en lugar de las preguntas reales si busca claridad sobre ciertos aspectos.
  2. Utilice imágenes para que su solicitud sea más clara. Pueden ser dibujos, videos, imágenes o bocetos, siempre que el destinatario pueda comprender claramente las preguntas sin iniciar una sesión de preguntas cruzadas en un intento de comprender sus preguntas.
  3. Utilice una plantilla pro forma claramente definida.
  4. Sea considerado con los destinatarios al proporcionar estas solicitudes. Cualquiera que sea el motivo por el que emita una solicitud de información, tenga en cuenta el tiempo de los destinatarios más especialmente al establecer los plazos. Por lo general, los plazos pueden variar de 1 a 2 semanas.
  5. Proponer o recomendar posibles soluciones para agilizar el proceso de RFI.

Beneficios de las solicitudes de información

Aunque puedan parecer engorrosas, las solicitudes de información brindan muchos beneficios a los contratistas principales y subcontratistas. En pocas palabras, tienen los siguientes beneficios:

  • La información se obtiene de forma formal y estructurada
  • Proporcionar aclaraciones de conceptos para que el proyecto fluya sin problemas.
  • Proporcionar una comunicación sencilla entre varias partes interesadas en un proyecto determinado.
  • Son fácilmente manejables mediante programas de software de gestión de documentos.

RFI vs RFQ y RFP

La RFI es uno de los documentos de construcción: RFP y RFQ. Puede que un principiante no sepa cuál es la diferencia entre estos documentos.

RFI – es una solicitud de información complementaria en un proyecto de construcción a la información contenida en los contratos. RFI es un documento de usos múltiples, ya que también se puede enviar antes de enviar RFP y RFQ a proveedores potenciales. En realidad, actúa como un filtro de proveedores en el próximo proyecto. En los casos en los que la RFI se envía como un medio para solicitar experiencia sobre un problema en particular, no debe verse como un documento vinculante que constituya una selección de adjudicación o garantía para el proyecto.

RFP – Se emite una solicitud de propuesta cuando el cliente sabe cuál es el problema y, por lo tanto, envía a los contratistas potenciales para seleccionar el mejor.

RFQ – esta solicitud busca evaluar la competitividad de precios de diferentes partes interesadas. El emisor busca los mejores precios asequibles combinados con la mejor calidad de servicio o producto ofrecido.

La descripción de la RFI depende del propósito para el que se utiliza. Por ejemplo, si se utiliza durante proyectos de construcción, se puede utilizar para obtener información complementaria de varias partes interesadas, como ingenieros, diseñadores, arquitectos, contratistas principales, proveedores y muchos más. Si se utiliza como precursor de RFP y RFQ, puede funcionar como un proceso para obtener información general de proveedores potenciales.

¡Envolver!

Proporcionar solicitudes de información es un proceso simple. Básicamente, una RFI implica un formulario estructurado con preguntas específicas para el destinatario. Últimamente, el software de administración de documentos proporciona una forma conveniente de administrar las solicitudes de información en una plataforma, y ​​esto le brinda la libertad de rastrear, actualizar y compartir las solicitudes con muchos participantes a la vez. Prácticas importantes a tener en cuenta es ser siempre específico, claro e inequívoco al proporcionar estas solicitudes. No haga muchas preguntas en una sola solicitud para sus proyectos de construcción.