Cómo seleccionar un contratista

Consejos para la selección efectiva de contratistas en proyectos de ingeniería

Uno de los elementos clave que determina el éxito del proyecto es seleccionar al contratista adecuado para el trabajo. Aunque puede ser tentador centrarse en minimizar los costos, un mejor enfoque es maximizar el valor y optimizar los costos. Después de todo, un proyecto de ingeniería es una inversión; la mejor oferta no siempre es la que tiene el precio más bajo, sino la que ofrece la mayor rentabilidad por cada dólar gastado.

La comunicación efectiva es clave durante el proceso de licitación: si los contratistas participantes entienden claramente los requisitos del proyecto, pueden elaborar sus propuestas en consecuencia. Sin las especificaciones adecuadas, incluso los contratistas más calificados pueden tener dificultades para ofrecer una oferta adecuada. La comunicación eficaz es tan importante para el éxito del proyecto que el Project Management Institute dedica un capítulo completo de su Cuerpo de conocimientos al tema.

Antes de proceder con un proceso de licitación, se recomienda contratar una consultoría de ingeniería o una firma de supervisión. Pueden ayudarlo a agilizar el proceso, al tiempo que brindan orientación técnica y administran la correspondencia con los contratistas. Incluso con un alcance de proyecto claramente definido, es normal que los contratistas soliciten información adicional o aclaraciones.

Nivelación de ofertas: establecimiento de un terreno común para la comparación

Las ofertas de proyectos solo se pueden comparar entre sí si los contratistas cotizan el mismo alcance de productos y servicios. Al enviar un Solicitud de propuestas (RFP), incluya un documento de alcance que desglose el trabajo en artículos específicos, y donde cada artículo tenga un precio individual. Esto permite que las ofertas se comparen una al lado de la otra, algo que no es posible cuando cada contratista proporciona un desglose diferente del trabajo del proyecto.

La creación de un alcance detallado del proyecto consume tiempo adicional al principio, pero ahorra mucho más tiempo más adelante en el proceso. Dado que las ofertas se pueden comparar directamente entre sí, la comunicación se vuelve más efectiva durante el proceso de selección de contratistas, lo que reduce la cantidad de aclaraciones y correcciones solicitadas.

los Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) recomienda usar un Estructura de desglose del trabajo (EDT) para definir el alcance del proyecto. En términos simples, un EDT descompone el trabajo del proyecto en una serie de niveles, donde la definición del trabajo se vuelve más específica para cada nivel descendente y los elementos específicos del proyecto se describen en el nivel más bajo. Lo siguiente es un ejemplo:

Una lista de elementos que se desglosa por categorías y subcategorías es mucho más fácil de entender que una lista simple donde se combinan elementos de diferentes sistemas de construcción. Una empresa de consultoría de ingeniería puede ayudarle armar una WBS de manera efectiva. Con este formato de licitación, la detección de discrepancias también se vuelve más fácil; por ejemplo, si participan cinco contratistas y uno de ellos fijó un precio significativamente más bajo que los otros cuatro, es probable que haya habido un error o una mala interpretación.

Importancia de un punto de vista técnico

Al comparar ofertas para un proyecto, se recomienda enfáticamente la opinión de un tercero neutral y calificado, y la mejor recomendación es contratar los servicios de una firma consultora o de supervisión de ingeniería. De esta manera, cada elemento del alcance del proyecto puede evaluarse desde el punto de vista financiero y técnico, asegurando que el precio proporcionado por un contratista sea razonable de acuerdo con las especificaciones técnicas. Para definir lo que se puede considerar barato o caro en ingeniería, se requiere un grado de conocimiento de la industria.

Un consultor o empresa de ingeniería también puede determinar si algún artículo en el alcance del proyecto tiene un precio demasiado alto o demasiado bajo, y luego solicitar una aclaración al contratista respectivo. Los precios bajos solo son buenas noticias si son razonables; Es probable que los precios poco realistas sean el resultado de un error del contratista licitador. Sin embargo, solo se puede llegar a estas conclusiones con una comprensión profunda de los diferentes sistemas de construcción y los precios que se pueden esperar.

Presentaciones de equipos

En términos simples, las presentaciones se pueden definir como cualquier información sobre equipos y materiales, proporcionada por un contratista para su aprobación antes de que se adjudique el proyecto. Algunos de los tipos más comunes de presentaciones incluyen hojas técnicas, dibujos de taller y muestras de materiales.

Los componentes del sistema de construcción deben cumplir generalmente una serie de requisitos y estándares. Los equipos de fabricantes confiables vienen con fichas técnicas, que brindan una descripción detallada de las características y el cumplimiento del producto. Sin embargo, no todos los contratistas trabajan con los mismos proveedores, y el proceso de selección de contratistas puede implicar la comparación de equipos de diferentes proveedores para un solo artículo en la oferta del proyecto. Aunque las hojas de corte del equipo están disponibles en Internet, buscarlas puede ser muy tedioso cuando se trata de un proyecto grande. Por esta razón, es muy importante que los contratistas que participen en una licitación proporcionen hojas de corte de todos los equipos propuestos.

Algunos elementos de los sistemas de construcción que realizan funciones críticas o involucran un alto grado de complejidad no se pueden describir de manera efectiva con solo especificaciones textuales y planos generales de construcción. En estos casos, se recomienda solicitar planos de taller a los contratistas, proporcionando detalles específicos sobre cómo se fabricará o instalará el componente. Los dibujos de taller son especialmente importantes en proyectos que involucran componentes personalizados.

En algunos proyectos, también puede tener sentido solicitar muestras de materiales a los contratistas participantes, generalmente con los resultados de las pruebas de un laboratorio calificado. Esto es común con el concreto, por ejemplo, debido a lo importante que es para la integridad estructural de un edificio.

Plan del proyecto: definición del marco de tiempo

Las ofertas de los contratistas deben definir claramente qué se proporcionará ya qué precio, pero también es necesario que determinen los plazos. Esto proporciona una línea de base con la que el propietario del proyecto puede evaluar el progreso y también es útil para programar pagos intermedios del proyecto. Completar un proyecto con éxito generalmente implica una planificación detallada en términos de tiempo, recursos y costos..

  • Tiempo: Muchas actividades del proyecto siguen una secuencia lógica. Por ejemplo, la instalación de techos solo puede continuar si la estructura subyacente ya está construida, y los pintores deben esperar a que se completen las paredes. A Gráfico de gantt es la mejor herramienta para mostrar la secuencia de actividades del proyecto y sus tiempos de finalización, y también permite la identificación de actividades críticas que retrasan todo el proyecto si se retrasan individualmente: las actividades no críticas tienen un tiempo de holgura y pueden retrasarse hasta cierto punto sin comprometer finalización del proyecto.
  • Recursos: Los proyectos de ingeniería involucran personal y equipos, y en un proyecto bien planificado el contratista sabe desde el inicio las actividades en las que participarán estos recursos en un momento dado.
  • Costo: Después de que un contratista haya desarrollado un Gráfico de gantt y cotizado cada actividad, es posible estimar un calendario de costos. Esto proporciona al cliente una idea clara de cómo se utilizará el presupuesto del proyecto a lo largo del tiempo, lo que permite programar los pagos de forma más eficaz.

los Instituto de manejo proyectos pone gran énfasis en la planificación del proyecto, ya que proporciona una base contra la cual se puede comparar el progreso del proyecto en términos de alcance, tiempo y costo. Al comparar ofertas de diferentes contratistas, verifique que los plazos y la asignación de recursos sean realistas. Una oferta puede cumplir con todos los requisitos del proyecto en un tiempo razonable, sin dejar de ser deficiente en términos de planificación.

Conclusión

Al realizar un proyecto de ingeniería, evite adjudicar el trabajo a ciegas al contratista con el precio más bajo. Tenga en cuenta que los sistemas de construcción deben cumplir con una serie de estándares, y existe un límite en el precio de un sistema específico. También asegúrese de que todos los contratistas licitadores proporcionen un plan de proyecto detallado, proporcionando detalles sobre los plazos esperados del proyecto y la asignación de recursos.