Construyendo relaciones exitosas entre ingenieros y contratistas en proyectos

Independientemente de su campo específico de ingeniería, los proyectos implican la colaboración entre múltiples personas, en muchos casos de diferentes organizaciones, y el resultado final está fuertemente influenciado por la eficacia con la que los miembros del personal del proyecto pueden colaborar entre sí. Contratista exitoso y ingeniero las relaciones son tan importantes para el éxito, que el Project Management Institute (PMI) dedica dos capítulos de su Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos (PMBOK) a los temas de gestión de recursos humanos y comunicaciones de proyectos.

El principal desafío cuando gestionar los aspectos humanos y de comunicación de un proyecto proviene de los cortos períodos de tiempo involucrados: el personal del proyecto es una organización temporal, con personas que pueden provenir de varias firmas de diseño o contratistas. A diferencia de las organizaciones permanentes de empresas comerciales e industriales, que pueden formar a su personal y construir equipos en el transcurso de meses o incluso años, en los proyectos es necesario lograr la colaboración y la sinergia en tan solo unos días.

Hay dos enfoques complementarios que se pueden seguir para garantizar que las relaciones del proyecto sean colaborativas y efectivas, en lugar de conflictivas y disruptivas.

  • los enfoque de gestión está implementando las mejores prácticas, que son métodos probados en el campo que han arrojado consistentemente resultados satisfactorios para las empresas de ingeniería de todo el mundo.
  • Por supuesto, esto se puede complementar con tecnologías de la información que simplifican la comunicación y la colaboración, al tiempo que permiten a los miembros del equipo completar sus tareas de manera más eficiente.

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Mejores prácticas para mejorar las relaciones entre las partes interesadas del proyecto

1) Ingeniería concurrente

La ingeniería concurrente es un concepto tomado de la industria manufacturera y consiste en pasar de un enfoque lineal a uno paralelo al desarrollar un nuevo producto. Básicamente, esto reduce el tiempo que tarda un producto en llegar un mercado y mejora la colaboración entre equipos porque todo el personal está involucrado desde el inicio del desarrollo del producto, incluso aquellos miembros del equipo cuyas funciones son más importantes en las etapas finales.

A diferencia de los productos fabricados en líneas de montaje, los proyectos de ingeniería son únicos y desarrollados por organizaciones temporales, sin embargo, el concepto de ingeniería concurrente aún se puede aplicar con éxito:

  • Todas las etapas del proyecto, desde el diseño conceptual hasta la puesta en servicio y la operación, se tienen en cuenta desde el principio, cuando los cambios se pueden abordar más rápidamente y con costos e interrupciones mínimos.
  • Todas las partes interesadas participan tan pronto como se inicia el proyecto, incluso aquellos contratistas cuyas actividades se concentran hacia las etapas finales del proyecto.

Cuando un proyecto involucra a diferentes partes y sus actividades interfieren mutuamente, a menudo surgen conflictos y pueden ser necesarios cambios costosos. Esto es especialmente común cuando se trata de coordinar a subcontratistas separados para trabajos civiles, mecánicos, eléctricos, de plomería y de TI; las órdenes de cambio son comunes cuando la interacción entre diferentes sistemas de construcción no se evalúa adecuadamente debido a un enfoque en silos para el diseño del proyecto. Con la ingeniería concurrente, las necesidades y requisitos de todas las partes interesadas del proyecto se tienen en cuenta incluso antes de iniciar la fase de diseño.

Además de mejorar la colaboración y reducir los conflictos, la ingeniería simultánea también proporciona ahorros para todas las partes interesadas del proyecto, por la sencilla razón de que minimiza el número de órdenes de cambio y también reduce los plazos de entrega.

2) Gestión de riesgos del proyecto

Básicamente, un riesgo es cualquier evento de naturaleza impredecible que puede afectar el resultado final de un proyecto, positiva o negativamente. Cuando los riesgos se materializan, pueden ser una fuente de conflicto entre las partes interesadas del proyecto, pero es posible mitigar el conflicto si se cuenta con un marco de gestión de riesgos sólido. La gestión de riesgos es un tema complejo que se trata en un capítulo completo del PMBOK, pero su principio básico se puede resumir de la siguiente manera:

  • Identificar los riesgos del proyecto de forma continua. Los diferentes riesgos se vuelven significativos en diferentes etapas del proyecto. Por ejemplo, los riesgos asociados con los equipos mecánicos y sus instalaciones eléctricas son inexistentes si el proyecto aún se encuentra en la fase de excavaciones y cimentaciones.
  • Asignar un valor ponderado a cada riesgo según su probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial. Por ejemplo, un desastre natural tiene un impacto muy alto pero una probabilidad muy baja de que ocurra, mientras que un lote de materiales retrasado tiene un impacto moderado pero es mucho más probable que ocurra. Por lo tanto, el riesgo de materiales retrasados ​​tiene un valor ponderado más alto que un desastre natural.
  • Desarrollar una estrategia para mitigar cada riesgo. Por ejemplo, si una pieza de equipo mecánico será manejada por una grúa y el proyecto se lleva a cabo durante una temporada de viento del año, una estrategia de mitigación de riesgos podría ser monitorear el clima cuando se llevarán a cabo las actividades que involucren la grúa.

Cuando se tiene en cuenta la gestión de riesgos durante la ejecución del proyecto, todas las partes interesadas son conscientes de los eventos que pueden surgir y las estrategias para contrarrestarlos están claramente definidas. Esto mejora la colaboración y mejora las relaciones entre ingenieros y contratistas: cuando se presenta un evento de riesgo o es probable que ocurra, el personal seguirá una estrategia de mitigación predeterminada en lugar de buscar a alguien a quien culpar.

La gestión de riesgos reduce tanto la probabilidad como el impacto negativo de los eventos que amenazan el proyecto, y un resultado favorable de esto es reducir el conflicto entre las partes involucradas. Un marco de gestión de riesgos sólido ayuda a prevenir condiciones peligrosas para el personal y daños a los equipos, así como las consecuencias legales que pueden derivarse de un accidente.

3) Planificación de comunicaciones

Este es otro tema que es tratado en profundidad por el Project Management Institute en el PMBOK. La comunicación es un elemento necesario de todo proyecto, y se puede simplificar enormemente cuando se establecen los siguientes elementos:

  • ¿Qué documentos se utilizarán y cuál es su formato requerido?
  • ¿Quién es el responsable de generarlos?
  • ¿Con qué frecuencia deben entregarse?
  • ¿A quién deben dirigirse?
  • Canales de comunicación a utilizar.

Las comunicaciones bien planificadas mejoran las relaciones entre ingenieros y contratistas incluso antes de que se adjudiquen los contratos.

  • El procedimiento estándar es emitir Solicitudes de información (RFI) a todos los posibles contratistas. Una RFI básicamente significa que un proveedor será considerado para un proyecto y solicita información básica sobre productos y servicios, pero sin pedir una cotización y propuesta detalladas. Dado que y RFI no es una invitación a licitar, debe ser lo más claro y conciso posible para que el contratista pueda brindar una respuesta rápida; después de todo, el tiempo es dinero y los proveedores aprecian la consideración.
  • Después de evaluar las respuestas de RFI, es posible seleccionar los proveedores específicos que serán considerados. Dependiendo de la complejidad del proyecto, la RFI puede ir seguida de una Solicitud de cotización (RFQ), que se centra en la información de precios; o un Solicitud de propuesta (RFP), que solicita información adicional además de los precios, como especificaciones técnicas o información de la empresa.

Desde el punto de vista del propietario del proyecto o del inversor, es importante tener en cuenta que las RFQ y RFP implican mucho trabajo por parte del contratista; enviar una RFI primero simplifica el proceso y se considera parte de la etiqueta comercial.

Mejora de las relaciones de ingenieros y contratistas con la tecnología

1) Modelado de información de construcción

A simple vista, BIM puede parecer solo una herramienta de diseño, pero tiene un gran potencial para mejorar la comunicación y las relaciones en un proyecto de ingeniería. Esto es particularmente cierto cuando las soluciones de software BIM se utilizan para modelar sistemas complejos como instalaciones mecánicas, eléctricas y de plomería (MEP).

  • Cuando la información del proyecto se presenta a través de un modelo tridimensional interactivo, el alcance del trabajo se puede comunicar mucho más claramente a ingenieros y contratistas; Algunas características del proyecto no se pueden apreciar claramente con los planos de construcción 2D tradicionales.
  • BIM también muestra la interacción y los espacios libres entre los diferentes sistemas de construcción, lo que evita interferencias y permite a los contratistas coordinar su trabajo.

Cuando se usa en combinación con ingeniería concurrente, BIM puede ser una herramienta muy poderosa para planificar proyectos de manera más efectiva y lograr un mayor grado de sinergia entre todas las partes involucradas.

2) Plataformas de gestión de proyectos

Ahora hay una amplia selección de proyectos herramientas y aplicaciones de gestión que mejoran la planificación, el seguimiento de actividades y el intercambio de información. Los ingenieros y contratistas pueden colaborar de manera más eficaz cuando la información es fácilmente accesible. Algunos ejemplos de soluciones de TI que se pueden implementar son los siguientes:

  • Bases de datos de proyectos basadas en la nube: Cuando los archivos del proyecto se administran manualmente, puede ser un desafío realizar un seguimiento de las versiones y asegurarse de que todas las partes tengan la información más actualizada, y un flujo de información ineficiente puede generar confusión y conflicto. Por otro lado, cuando existe una única base de datos a la que pueden acceder todos los interesados, se elimina la información conflictiva.
  • Aplicaciones de gestión de equipos: También existen aplicaciones y soluciones de software que tienen como objetivo simplificar la coordinación entre los miembros del personal. Estas herramientas pueden realizar un seguimiento del calendario laboral de cada individuo, para determinar el mejor momento para programar una reunión y también para enviar recordatorios automáticos.

La reunión de lanzamiento: un elemento clave de la colaboración del proyecto

Puede tener implementado el mejor marco de gestión de proyectos, pero debe comunicarse a todas las partes involucradas para que sea efectivo. La mejor manera de lograrlo es a través de una reunión de lanzamiento, que tiene el objetivo de crear simpatía y entusiasmo entre el equipo del proyecto, al tiempo que brinda información clave como:

  • Proyectos Deliverable.
  • Roles de diferentes stakeholders.
  • Presentar el plan maestro del proyecto e identificar los riesgos potenciales.
  • Establecer cómo se evaluará el desempeño. Esto incluye cómo se programarán las visitas al sitio del proyecto y qué evaluarán.
  • Establecer cómo se llevarán a cabo las comunicaciones del proyecto y presentar las herramientas que se utilizarán para tal fin.
  • Presentar las políticas específicas del cliente que se deben seguir durante el proyecto. Esto es común en plantas industriales, donde los riesgos de seguridad pueden ser mayores que en entornos comerciales y residenciales.

Básicamente, una reunión inicial garantiza que todas las partes involucradas en el proyecto estén en la misma página antes de comenzar, lo que prepara el escenario para la colaboración y la sinergia.

Minimizar las órdenes de cambio durante la ejecución del proyecto

Las órdenes de cambio son una fuente de conflicto muy común durante los proyectos, porque normalmente implican costos adicionales que alguien tiene que asumir. Dependiendo del tipo de contrato, estos costos adicionales pueden ser asumidos por el cliente, el contratista o ambos. La clave para minimizar las órdenes de cambio radica en una comunicación eficaz, y tanto los clientes como los contratistas son responsables de ello:

  • El propietario del proyecto debe asegurarse de que todas las partes involucradas comprendan claramente toda la información. los Ingeniería concurrente El enfoque mencionado anteriormente es muy efectivo para esto porque asegura que todo el personal esté involucrado en el proyecto tan pronto como se inicie.
  • Los contratistas también son responsables de analizar la información del proyecto en profundidad y asegurarse de que todas las preguntas se aborden lo antes posible, cuando aún se pueden realizar cambios en los planos y especificaciones, no en el proyecto en sí.
  • Si se identifican cambios necesarios durante la fase de licitación, el propietario del proyecto debe asegurarse de que se comuniquen a todos los participantes para garantizar una competencia justa.

Cerrando el Proyecto

El cierre del proyecto es un momento crítico en el que una gestión o comunicación inadecuada puede erosionar las relaciones entre ingenieros y contratistas que han tenido éxito hasta ahora. Las siguientes son algunas recomendaciones para prevenir conflictos durante el cierre del proyecto:

  • Utilizando una lista de pendientes que se haya acordado antes de iniciar el proyecto. Básicamente, una lista de verificación detalla los aspectos del proyecto que no cumplen con las especificaciones y deben corregirse antes de que se libere el pago final. Idealmente, el formato de este documento debe presentarse durante el inicio del proyecto y las condiciones de pago deben presentarse claramente por adelantado. Cuando no hay sorpresas, la probabilidad de conflicto se reduce.
  • Documentar los retrasos del proyecto durante la ejecución. Los contratos de proyectos a menudo incluyen multas por entrega tardía, pero no se aplican si las razones de la demora son de magnitud significativa y están fuera del control del contratista. Si los retrasos se documentan en detalle a lo largo del proyecto, no habrá disputas sobre los plazos incumplidos al final.

Observaciones finales

Minimizar el conflicto durante un proyecto de ingeniería requiere un alto grado de inteligencia emocional por parte de los gerentes de proyecto y una comunicación efectiva entre todas las partes involucradas. La prevención de conflictos es beneficiosa tanto desde el punto de vista humano como financiero: un entorno de proyecto negativo puede ser emocionalmente agotador para el personal, y la baja sinergia entre las partes involucradas aumenta los costos del proyecto y extiende los tiempos de entrega.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en septiembre de 2016 y se ha renovado y actualizado para que sea precisa y completa.