Informes de costos en la construcción

Mientras estoy sentado en mi oficina trabajando en un gran reclamo de construcción, puedo escuchar a mi asociado regañando al equipo de administración de campo con respecto a un informe de costos en un gran trabajo de carretera. Están siendo cuestionados sobre un informe de costos que aparentemente no indica un pronóstico financiero muy lucrativo para el futuro del proyecto. Escucho números de cientos de miles de dólares perdidos y tengo que preguntarme con asombro, ¿cómo es posible que esto haya llegado tan lejos?

¿Qué podemos aprender de este tipo de interacción y comunicación?

El aspecto más importante de cualquier programa o informe de datos de costos.

El aspecto más importante de este tipo de interacción de gestión que acabo de presenciar es la falta de previsión al proyectar cualquier problema de costos que pueda estar surgiendo en un proyecto. Esta falta de delincuencia de diligencia debida está directamente en la parte posterior de la gestión de campo, pero ciertamente también se refleja negativamente en la alta dirección.

La razón por la que se genera y actualiza un informe de costos es para predecir cualquier problema de costos en el momento de su desarrollo. El fundamento de este tipo de informes es que los problemas se identificarán a tiempo para determinar una resolución y una solución posterior a cualquier impacto de costo negativo que podría estar ocurriendo en el proyecto.

Cómo un buen sistema de control de costos de construcción, monitorea el costo, es extremadamente simple.

Cada actividad del proyecto se identifica con una cantidad. Por ejemplo, si hay cimientos de hormigón en el proyecto, el equipo de estimación cuantifica esta actividad y desarrolla un precio unitario, que luego se multiplica por la cantidad total y posteriormente se establece un valor para la actividad. Este mismo ejercicio se repite para cada actividad de construcción en el proyecto, hasta que se determina un valor total para el proyecto. Una vez que se contrata el proyecto, esta estimación se transfiere para formar el informe de costos del proyecto.

El equipo de gestión de campo está asignado para monitorear de cerca las condiciones y el rendimiento reales del campo, mediante la identificación de la cuantificación diaria del progreso del proyecto. Se realiza un análisis de cantidad para cada informe diario y se ingresa en el informe de costos del proyecto. Este análisis se compara con el valor estimado anticipado para cada unidad que conforma la partida real del proyecto. De esta manera, cualquier desviación de costos se determina de forma rápida y precisa, y se puede analizar el valor final proyectado de la línea de pedido.

Informes de costos en la construcción

Si hay una desviación significativa entre lo que realmente se está realizando en el campo y lo que indica el informe de costos del proyecto para cada elemento de línea, se pueden hacer ajustes en las operaciones de campo, con la esperanza de reducir las pérdidas financieras en las que se incurre.

Esta es la razón total del informe de costos que brinda la capacidad de interpretar de manera lógica y eficiente los costos de campo en tiempo real, por parte del equipo de gestión de campo.


¿Quiere saber acerca de los informes de costos en la construcción?


Clave para el uso adecuado de los informes de costos en un proyecto.

Uno de los elementos principales con respecto al uso adecuado de un informe de costos en cualquier proyecto, es la oportunidad de su uso. El concepto más importante de los informes de costos es permitir que el equipo de administración de campo prediga problemas de costos en elementos de línea individuales o actividades de trabajo. Esta predicción se usa inicialmente para identificar cualquier problema de costos que ocurra en el proyecto a tiempo para minimizar cualquier condición de costo negativo. Por ejemplo, si se está utilizando el tipo de equipo incorrecto en el campo para realizar el trabajo, y el equipo de estimación había anticipado una pieza de equipo más pequeña o más grande, tal vez esta sea la razón de la proyección de costos negativos. La solución simple de cambiar el equipo puede permitir que el campo reduzca el costo del trabajo y acerque la partida individual al costo estimado. O, en algunos casos, las condiciones de campo han evolucionado en el proyecto para que sea imposible realizar el trabajo como se planeó originalmente. En este caso, el equipo de campo podría comenzar a investigar una posible reclamación contra el propietario por los costos adicionales, si el cambio de condiciones no ha sido causado por el contratista, sino que fue el resultado de las acciones del propietario.

Para que todo esto funcione, los informes de campo deben ser precisos y oportunos, para permitir que se realicen ajustes en un esfuerzo por minimizar las pérdidas financieras. La precisión es clave para el éxito de este informe de costos, y la administración debe ser consistente y eficiente en su informe. Recuerde que la basura que entra es la basura que sale, al igual que todos los sistemas de información de datos.

Razón principal por la que fallan los informes de costos.

Aunque el concepto de informe y predicción de costos parece relativamente simple y fácil de seguir, el equipo de gestión de campo típico fallará en más casos de los esperados. ¿Por qué un equipo de gestión de campo fallaría en el uso adecuado del sistema de informes de costos?

Desafortunadamente, como ocurre con la mayoría de las fallas en la construcción, hay renuencia a realizar el papeleo requerido y vacilación para aceptar una predicción financiera inherentemente realista que resulta en pérdidas financieras en un proyecto. La industria de la construcción ha promovido el concepto de «tonterías» a tal punto y durante tanto tiempo que es muy difícil para un veterano de la construcción admitir la derrota o predecir el fracaso. Preferirían patear la lata por el camino en un esfuerzo general por resolver el problema. A la mayoría del personal de construcción no le gusta lo que se determina negativamente como «papeleo». En esta era informática, este término también refleja ese uso diario de un teclado de computadora. Esta renuencia inherente se ve magnificada por la tendencia humana normal a no gustarle enfrentar un desastre financiero. Todos tenemos la misma tendencia, ya sea el saldo de nuestra tarjeta de crédito, los préstamos escolares o los crecientes pagos de la hipoteca, es simplemente más fácil posponer para mañana lo que debería estar logrando hoy. Esta es una tendencia humana, especialmente si se sabe que el pronóstico final es negativo y difícil de enfrentar. Además, si simplemente te mantienes positivo, todo saldrá bien, hasta que no lo haga, momento en el cual será demasiado tarde.

Los informes de costos fallarán si se permite que cualquiera de estas tendencias determine cómo se utilizan los sistemas de informes de costos. Los informes de costos adecuados deben ser consistentes e inquebrantables. Las cantidades deben determinarse con precisión para que se realicen las proyecciones adecuadas. Además, los resultados, aun cuando sean negativos, deben ser analizados oportunamente sin pánico y con una actitud realista.

El informe de costos es una herramienta beneficiosa si se usa de la manera adecuada, y si no es un desperdicio, no es más que un desperdicio. No hay razón para predecir una pérdida en un momento en que no hay tiempo para corregir la pérdida. Una vez que se gasta el dinero, se va y no hay forma de recuperarlo. Cree un medio para predecir una pérdida financiera a tiempo para cambiar algo y minimizar la pérdida.

¿Cómo se pueden gestionar los informes de costos adecuados y oportunos?

El personal de construcción debe ser manejado de una manera que estimule su interacción y su conciencia de la importancia de una tarea. El personal normal de gestión de la construcción es una persona pragmática que ha elegido la construcción porque disfruta tanto de la construcción como de la gestión y supervisión de proyectos de construcción. Estas personas no son periodistas ni analistas informáticos que hayan elegido un campo del llamado papeleo y control de datos. No, estas personas normalmente son descendientes de otros trabajadores de la construcción generacionales y están utilizando sus talentos contemporáneos para trabajar dentro de la industria.

Con base en este, obviamente, sesgo y opinión muy generalizada de los gerentes y supervisores de construcción, ¿cómo mantenemos a estas personas conscientes e interesadas en el uso adecuado y oportuno del informe de costos?

El aspecto más importante de hacer que una tarea sea relativamente fácil de realizar es hacerla libre de estrés. Esto es importante como una herramienta de gestión general para cualquier aspecto de un trabajo. Si una tarea está libre de estrés, entonces se realizará de forma normal y sin vacilación. Si una tarea solo aumenta el estrés del día, fallará.

La gestión de un informe de gastos cuando confirma un problema, no puede asociarse a castigo o castigo. Los resultados deben ser reconocidos como una herramienta y no como una vara de medir para el desempeño. El gerente debe ser educado en el uso del informe de costos y debe estar convencido de que un resultado o interpretación negativa no resultará en una sanción de ningún tipo.

El informe de costos es una herramienta para predecir un problema reparable y no para identificar una conclusión inevitable.

¡Esto es extremadamente importante!

El gerente debe sentir que existe una relación de trabajo común que todas las partes utilizarán al revisar el informe de costos. Si un elemento falla, todas las partes involucradas en el proyecto deben estar asociadas con la falla y la solución posterior debe ser compartida por todas las partes.

Permita que el gerente a cargo del proyecto ofrezca sugerencias para solucionar los problemas. No reconozca simplemente el problema y diga su interpretación de una solución. Permita que el gerente en el campo, primero dibs en una solución. Esto estimulará la interacción futura y permitirá que el gerente de campo interprete la corrección del problema financiero como su solución, no la de la alta gerencia o la solución de otra persona.

¿Por qué los informes de costos adecuados son tan importantes para el éxito de un proyecto?

El uso adecuado de un informe de costos financieros puede ahorrarle al proyecto miles, si no millones, de dólares. La capacidad de anticipar sobrecostos y pérdidas del proyecto es invaluable para el éxito del proyecto. Hace años, cuando los proyectos eran ejecutados por el asiento de los pantalones, no teníamos idea de dónde estaba, o no estaba, el dinero real hasta el final del trabajo. En la era extremadamente envidiable de informatización total y completa de hoy, no hay ninguna razón por la que no debamos estar constantemente a la vanguardia de todos los datos financieros. Si podemos determinar que una actividad está costando demasiado dinero, qué situación perfecta para identificar esto financieramente de inmediato y, a tiempo, coordinar un método diferente para evitar los problemas financieros que implicaría continuar con la misma pérdida financiera.

Para resumir:

Puntualidad, precisión y diligencia son las claves para manejar adecuadamente su reporte de costos

Biografía del autor

Peter Arcoma ha estado en la construcción por más de 40 años. Actualmente trabaja para Manafort Brother en Planville, CT. Puede leer más de sus ideas sobre la construcción en su sitio web personal en www.constructor-preguntas.com.