Informes de costos en la construcción

Mientras estoy sentado en mi oficina trabajando en un gran reclamo de construcción, puedo escuchar a mi asociado reprendiendo al equipo de administración de campo, con respecto a un informe de costos en un gran trabajo en una carretera. Están siendo cuestionados sobre un informe de costos que aparentemente no indica un pronóstico financiero muy lucrativo, para el futuro del proyecto. Estoy escuchando números que superan los cientos de miles de dólares perdidos y me pregunto con asombro, ¿cómo es posible que esto haya avanzado tan lejos?

¿Qué podemos aprender de este tipo de interacción y comunicación?

El aspecto más importante de cualquier programa o informe de datos de costos.

El aspecto más importante de este tipo de interacción de gestión que acabo de presenciar, es la falta de previsión al proyectar cualquier problema de costos que pueda estar desarrollándose en un proyecto. Esta falta de morosidad en la debida diligencia está directamente detrás de la gerencia de campo, pero ciertamente también se refleja negativamente en la alta gerencia.

La razón por la que se genera y actualiza un informe de costos es para predecir cualquier problema de costos en el momento de su desarrollo. La razón fundamental de este tipo de informes es que los problemas se identificarán a tiempo para determinar una resolución y una solución posterior a cualquier impacto negativo en los costos que pudiera estar ocurriendo en el proyecto.

Cómo un buen sistema de control de costos de construcción, monitorea los costos, es extremadamente simple.

Cada actividad del proyecto se identifica con una cantidad. Por ejemplo, si hay cimientos de hormigón en el proyecto, el equipo de estimación cuantifica esta actividad y desarrolla un precio unitario, que luego se multiplica por la cantidad total y posteriormente se establece un valor para la actividad. Este mismo ejercicio se repite para cada actividad de construcción en el proyecto, hasta que se determina un valor total para el proyecto. Una vez que se contrata el proyecto, esta estimación se transfiere para formar el informe de costos del proyecto.

El equipo de administración de campo está asignado para monitorear de cerca las condiciones y el desempeño reales del campo, identificando la cuantificación diaria del progreso del proyecto. Se realiza un análisis de cantidad para cada informe diario y se ingresa en el informe de costos del proyecto. Este análisis se compara con el valor estimado anticipado para cada unidad que constituye la línea real del proyecto. De esta manera, cualquier desviación de costos se determina de manera rápida y precisa, y se puede analizar el valor final proyectado del artículo de línea.

Informes de costos en la construcción

Si hay una desviación significativa entre lo que realmente se está realizando en el campo y lo que indica el informe de costos del proyecto para cada artículo de línea, se pueden hacer ajustes en las operaciones de campo, con suerte reduciendo las pérdidas financieras que se están incurriendo.

Esta es la razón total del informe de costos que brinda la capacidad de interpretar de manera lógica y eficiente los costos de campo en tiempo real, por parte del equipo de gestión de campo.


¿Quiere saber acerca de los informes de costos en la construcción?


Clave para el uso adecuado de los informes de costos en un proyecto.

Uno de los principales elementos del uso adecuado de un informe de costos en cualquier proyecto es la oportunidad de su uso. El concepto más importante de informes de costos es permitir que el equipo de administración de campo prediga problemas de costos en artículos de línea individuales o actividades laborales. Esta predicción se usa inicialmente para identificar cualquier problema de costos que esté ocurriendo en el proyecto a tiempo para minimizar cualquier condición de costo negativa. Por ejemplo, si se está utilizando el tipo incorrecto de equipo en el campo para realizar el trabajo, y el equipo de estimación había anticipado una pieza de equipo más pequeña o más grande, tal vez esta sea la razón de la proyección de costos negativa. La simple solución de cambiar el equipo puede permitir que el campo reduzca el costo del trabajo y acerque el artículo individual al costo estimado. O en algunos casos, las condiciones de campo han evolucionado en el proyecto para hacer imposible realizar el trabajo como se planeó originalmente. En este caso, el equipo de campo podría comenzar a investigar un posible reclamo contra el propietario por los costos adicionales, si las condiciones cambiadas no han sido causadas por el contratista, sino como resultado de las acciones del propietario.

Para que todo esto funcione, los informes de campo deben ser precisos y oportunos, para permitir que se realicen ajustes en un esfuerzo por minimizar las pérdidas financieras. La precisión es clave para el éxito de estos informes de costos, y la administración debe ser consistente y eficiente en sus informes. Recuerde que la basura que entra es basura que sale, al igual que todos los sistemas de información de datos.

Razón principal por la que falla el informe de costos.

Aunque el concepto de informe y predicción de costos parece relativamente simple y fácil de seguir, el equipo de gestión de campo típico fallará en más casos de los que cabría esperar. ¿Por qué un equipo de administración de campo fallaría en el uso adecuado del sistema de reporte de costos?

Desafortunadamente, como ocurre con la mayoría de las fallas en la construcción, existe una renuencia a realizar el papeleo requerido y una vacilación a la hora de aceptar una predicción financiera realista inherente que resulte en pérdidas financieras en un proyecto. La industria de la construcción ha promovido el concepto de «mierda» hasta tal punto y durante tanto tiempo, que es muy difícil para un veterano de la construcción admitir la derrota o predecir el fracaso. Preferirían patear la lata por el camino en un esfuerzo general para resolver el problema. A la mayoría del personal de construcción no le gusta lo que se determina negativamente como “papeleo”. En esta era de las computadoras, este término también refleja el uso diario de un teclado de computadora. Esta desgana inherente se ve magnificada por la tendencia humana normal a no gustarle enfrentar un desastre financiero. Todos tenemos la misma tendencia, ya sea el saldo de nuestra tarjeta de crédito, los préstamos escolares o los crecientes pagos de la hipoteca, simplemente es más fácil posponer para mañana lo que debería lograr hoy. Ésta es una tendencia humana, especialmente si se sabe que el pronóstico final es negativo y difícil de afrontar. Además, si simplemente te mantienes positivo, todo saldrá bien, hasta que no funcione, momento en el que ya es demasiado tarde.

Los informes de costos fallarán si se permite alguna de estas tendencias para determinar cómo se utilizan los sistemas de informes de costos. Los informes de costos adecuados deben ser consistentes e inquebrantables. Las cantidades deben determinarse con precisión para poder realizar las proyecciones adecuadas. Además, los resultados, aunque sean negativos, deben ser analizados de manera oportuna sin pánico y con una actitud realista.

El informe de costos es una herramienta beneficiosa si se usa de la manera adecuada, y nada más que un desperdicio si no. No hay razón para predecir una pérdida en un momento en el que no hay tiempo para corregir la pérdida. Una vez que el dinero se gasta, desaparece y no hay forma de recuperarlo. Cree un medio para predecir una pérdida financiera a tiempo para cambiar algo y minimizar la pérdida.

¿Cómo se pueden gestionar los informes de costes adecuados y oportunos?

El personal de construcción debe manejarse de manera que estimule su interacción y su conciencia de la importancia de una tarea. El personal de dirección de construcción normal es un individuo pragmático, que ha elegido la construcción por la razón de que disfruta tanto de la construcción como de la dirección y supervisión de proyectos de construcción. Estas personas no son periodistas o analistas informáticos que hayan elegido un campo del llamado papeleo y control de datos. No, estas personas normalmente son descendientes de otros trabajadores de la construcción generacionales y están utilizando sus talentos contemporáneos para trabajar dentro de la industria.

Con base en esto, obviamente, el sesgo y la opinión muy generalizada de los gerentes y supervisores de construcción, ¿cómo mantenemos a estas personas conscientes e interesadas en el uso adecuado y oportuno del informe de costos?

El aspecto más importante para hacer que una tarea sea relativamente fácil de realizar, es liberarla de estrés. Esto es importante como herramienta de gestión general para cualquier aspecto de un trabajo. Si una tarea está libre de estrés, se realizará de forma normal y sin dudarlo. Si una tarea solo aumenta el estrés del día, fracasará.

La gestión de un informe de costos cuando confirma un problema, no puede asociarse con castigo o castigo. Los resultados deben reconocerse como una herramienta y no como una vara de medir para el desempeño. El gerente debe estar educado en el uso del informe de costos y debe estar convencido de que un resultado o interpretación negativos no dará lugar a una sanción de ningún tipo.

El informe de costos es una herramienta para predecir un problema solucionable y no para identificar una conclusión inevitable.

¡Esto es extremadamente importante!

El gerente debe sentir que existe una relación de trabajo común que todas las partes utilizarán al revisar el informe de costos. Si un elemento falla, todas las partes involucradas en el proyecto deben estar asociadas con la falla y la solución subsiguiente debe ser compartida por todas las partes.

Permita que el gerente a cargo del proyecto ofrezca sugerencias de soluciones a los problemas. No se limite a reconocer el problema y afirmar su interpretación de una solución. Permita que el gerente en el campo, primero busque una solución. Esto estimulará la interacción futura y permitirá que el gerente de campo interprete la corrección del problema financiero como su solución, no como la alta gerencia o la solución de otra persona.

¿Por qué es tan importante la presentación de informes de costos adecuados para el éxito de un proyecto?

El uso adecuado de un informe de costos financieros puede ahorrarle al proyecto miles, si no millones, de dólares. La capacidad de anticipar los excesos y las pérdidas del proyecto es invaluable para el éxito del proyecto. Hace años, cuando los proyectos se llevaban a cabo por el asiento de los pantalones, no teníamos idea de dónde estaba, o no, el dinero real hasta el final del trabajo. En la era extremadamente envidiable de hoy de informatización total y completa, no hay ninguna razón por la que no debamos estar constantemente a la vanguardia de todos los datos financieros. Si podemos determinar que una actividad está costando demasiado dinero, qué situación perfecta para identificar esto financieramente de inmediato, y a tiempo para coordinar un método diferente de evitar los problemas financieros que conllevaría continuar de la misma manera con pérdidas financieras.

Para resumir:

La puntualidad, la precisión y la diligencia son las claves para manejar adecuadamente su informe de costos.

Bio del autor

Peter Arcoma ha estado en construcción durante más de 40 años. Actualmente trabaja para Manafort Brother en Planville, CT. Puede leer más información sobre la construcción en su sitio web personal en www.builder-questions.com.