¿Su empresa de consultoría de ingeniería se está volviendo demasiado costosa?

Los servicios de consultoría normalmente vienen con una prima de precio porque otorgan acceso al conocimiento de expertos, bajo demanda y con el compromiso de tiempo exacto que necesita el cliente. Las alternativas a la contratación de servicios de consultoría son formar especialistas internamente, lo que requiere mucho tiempo; o contratar expertos a tiempo completo, lo que no siempre es rentable.

Por supuesto, esto tampoco significa que los servicios de consultoría deban ser demasiado caros. Las firmas de consultoría y sus clientes pueden tomar medidas para optimizar los costos, asegurándose de que la relación comercial sea mutuamente beneficiosa.


Descubra por qué el exceso de ingeniería aumenta los costos sin ningún beneficio.


Cómo los consultores pueden reducir sus costos operativos

Las tarifas de los consultores a menudo se consideran caras, pero es importante considerar que tienen costos operativos que son asumidos por la empresa contratante en el caso de los empleados. Sin embargo, hay muchas formas en que los consultores pueden reducir sus tarifas sin sacrificar sus ganancias.

Subcontratación

¡La consultoría de ingeniería es un tipo de negocio, incluso si la empresa consultora está compuesta por una sola persona! Esto significa que los consultores también requieren servicios legales, contables, financieros y de preparación de impuestos para operar. Todas estas áreas están fuera del campo de la ingeniería y, por lo tanto, los consultores deben contar con los servicios de otros profesionales.

Para las firmas de consultoría más grandes, puede tener sentido tener un personal de tiempo completo que se encargue de las funciones comerciales de apoyo. Sin embargo, la subcontratación suele ser una mejor opción para las empresas más pequeñas y los consultores independientes. Los beneficios para firma consultora que subcontratan estos procesos de soporte son muy parecidos a los que ofrecen a sus clientes.

Gestión eficaz de proyectos

Un contrato de consultoría puede considerarse un proyecto, incluso si la construcción o las instalaciones MEP no están involucradas directamente. Esto significa que las mejores prácticas en gestión de proyectos que aplican para contratistas también pueden implementarse con excelentes resultados en consultoría.

  • Por ejemplo, planificación adecuada del proyecto puede permitir que un servicio de consultoría se lleve a cabo de manera más eficiente. De esta forma, una consultora puede reducir el número total de horas facturadas a sus clientes. En el caso de los servicios de consultoría de precio fijo, el uso eficiente del tiempo aumenta los ingresos por hora.
  • Plataformas de colaboración también puede hacer que las empresas de consultoría sean más eficientes: sus servicios normalmente implican trabajar con mucha información técnica, y cualquier herramienta que permita almacenar y compartir esta información de forma sencilla entre los miembros del equipo ahorra horas de trabajo.

El Project Management Book of Knowledge, publicado por el Project Management Institute, proporciona excelentes pautas y mejores prácticas en el campo de la gestión de proyectos. Las empresas de todas las áreas de la ingeniería, incluida la consultoría, pueden lograr excelentes resultados al implementar un marco sólido de gestión de proyectos.

Proporcionar al cliente una lista de requisitos por adelantado

Dado que los consultores no forman parte de la organización que contrata sus servicios, no tienen acceso a toda la información requerida para el desempeño efectivo de su trabajo. Su trabajo también puede implicar el acceso a áreas que no están abiertas al público, y alguien dentro de la organización puede tener que ayudarlos.

Para evitar el tiempo de inactividad una vez que se está realizando el servicio de consultoría, los consultores deben asegurarse de proporcionar una lista de requisitos con anticipación. Esto puede incluir información y documentos tales como:

  • Planos arquitectónicos, estructurales y MEP de la instalación.
  • Listas de equipos, junto con ubicaciones y especificaciones.
  • Datos históricos de consumo de electricidad y gas, junto con las facturas de servicios públicos asociadas.

Solicitar esta información en el sitio puede ser disruptivo para el servicio de consultoría, causando una pérdida de tiempo para ambas partes involucradas.

Cómo los clientes pueden optimizar sus gastos de consultoría

También hay muchas maneras en que los clientes pueden reducir los gastos de consultoría de ingeniería. Las siguientes son algunas recomendaciones.

Contratación de consultores o empresas locales siempre que sea posible

Si los consultores deben asumir los gastos de viaje y alojamiento para prestar su servicio, sus tarifas aumentan significativamente. Por lo tanto, se recomienda que las empresas contraten servicios de consultoría localmente siempre que sea posible.

Cuando sea necesario contratar una firma de consultoría de otra ciudad o país, los clientes deben hacer todos los preparativos necesarios para que puedan entregar su servicio en una sola visita. La reducción de los gastos de viaje permite a los consultores cobrar menos por el proyecto total.

Proporcionar requisitos de forma clara y por adelantado

La consultoría se caracteriza por tener un enfoque abierto, donde pueden existir muchas alternativas para solucionar un problema. Sin embargo, los consultores pueden ser más efectivos si el cliente define claramente el alcance de su trabajo: la ingeniería es un tema extremadamente amplio. Por ejemplo, el conjunto de habilidades de un consultor especializado en plantas de agua helada es muy diferente al de un consultor especializado en energía solar; una firma de consultoría puede enviar el mejor equipo de acuerdo a sus necesidades específicas si las expresa claramente.

Proporcionar asistente efectivo a los consultores

A pesar de que los consultores de ingeniería son expertos en sus respectivos campos, los clientes deben tener en cuenta que no son empleados de la empresa y que la información que requieren para realizar su trabajo puede no estar siempre disponible para ellos. Además, puede haber casos en los que deban acceder a áreas del edificio que están bloqueadas para el acceso público.

  • Los consultores casi siempre enviarán un documento solicitando toda la información necesaria antes de visitar las instalaciones. Los clientes deben asegurarse de recopilar todos los datos antes de su llegada para evitar perder el tiempo.
  • Se recomienda encarecidamente que se asigne a alguien del personal de mantenimiento para ayudar al equipo de consultoría, de modo que puedan navegar fácilmente por cualquier área de la instalación. Si la empresa cliente también tiene un personal de ingeniería interno, se recomienda encarecidamente que también se asigne a alguien de ese departamento.

Selección adecuada del tipo de contrato

Los consultores pueden cobrar por sus servicios por hora, o ambas partes involucradas pueden acordar un precio fijo. Cada tipo de contrato tiene ventajas y desventajas:

  • Un contrato por hora significa que una hora de trabajo de consultoría es una hora pagada, lo cual es un acuerdo justo para ambas partes, suponiendo que el proyecto fluya sin problemas. Sin embargo, cuando el alcance no está claramente definido o existen retrasos atribuibles al cliente, el costo puede aumentar significativamente.
  • Los contratos de precio fijo eliminan el riesgo de excederse en el presupuesto, pero los consultores generalmente aceptarán solo si el alcance del trabajo está muy claramente definido, ya que no habrá sorpresas que puedan extender el proyecto de manera significativa.

Los clientes pueden proteger sus presupuestos negociando proyectos de consultoría de precio fijo siempre que sea posible, pero deben tener en cuenta que los consultores pueden no estar dispuestos a asumir un contrato de precio fijo si involucra muchas variables desconocidas. Independientemente del tipo de contrato, la comunicación efectiva es clave para que el servicio de consultoría se lleve a cabo sin obstáculos.

Conclusión

Los servicios de consultoría de ingeniería no tienen por qué ser excesivamente caros, y tanto los consultores como sus clientes pueden tomar medidas para optimizar costes. Los consultores pueden utilizar la subcontratación y las mejores prácticas en la gestión de proyectos, y sus clientes pueden asegurarse de brindar toda la asistencia necesaria para que el servicio de consultoría se complete sin demoras. Por supuesto, el trabajo se simplifica si ambas partes son claras y efectivas en su comunicación.